Que se passe-t-il entre la soumission d’une demande de subvention et le moment où vous apprenez que votre demande est accordée ou refusée?
Voici les détails sur le cycle de vie d’une demande de subvention au CAM :
1. On passe en revue les demandes de subvention pour en vérifier leur admissibilité.
Tout d’abord, les demandes sont examinées par un consultant de programmes du CAM afin de s’assurer que le projet s’inscrit dans le cadre du programme de subvention. Si la demande est inadmissible, le CAM en informera le candidat par courriel et la demande ne passera pas au processus d’évaluation par des pairs. Assurez-vous toujours que votre projet est admissible en lisant les lignes directrices générales et les lignes directrices du programme!
2. Le consultant de programmes sélectionne un comité d’évaluation par des pairs.
Les consultants de programmes du CAM choisissent les pairs évaluateurs qui reflètent les différents types de projets au sein de l’ensemble des demandes reçues. L’objectif est d’avoir un comité d’évaluation dont les membres possèdent non seulement une expertise dans leurs disciplines artistiques et une expérience sur le terrain, mais qui représentent également la diversité du Manitoba, y compris les personnes noires, autochtones ou de couleur, francophones, sourdes ou vivant avec un handicap, les membres de la communauté 2SLGBTQ+ et les personnes vivant en dehors de la capitale provinciale.
Lorsqu’il n’est pas possible de trouver des pairs évaluateurs appropriés au Manitoba qui sont disponibles et intéressés, et qui n’ont pas de conflit d’intérêts avec l’un des candidats, nous recrutons des évaluateurs dans tout le Canada.
Pour nous assurer que des évaluateurs nouveaux et différents examinent les demandes, nous demandons aux évaluateurs de faire partie d’un comité qu’une fois tous les deux ans.
3. Les pairs évaluateurs révisent les demandes.
Une fois que les pairs évaluateurs ont été choisis, l’administrateur de programmes leur donne accès à toutes les demandes de subvention admissibles à évaluer par le biais de Manipogo, notre système de demandes en ligne. Les pairs évaluateurs examinent ensuite toutes les demandes et la documentation de soutien avant la réunion du comité.
4. Le comité évalue les demandes.
Le comité d’évaluation par des pairs se réunit généralement dans les 12 semaines suivant la date limite de présentation des demandes de subvention.
Avant mars 2020, la plupart des réunions des comités d’évaluation par des pairs se tenaient en personne dans les bureaux du CAM à Winnipeg. Cependant, en raison de la pandémie de COVID-19, nous avons commencé à organiser des réunions virtuelles et hybrides des comités d’évaluation par des pairs qui ont connu un grand succès.
Au cours de la réunion du comité, chaque demande est examinée sur un pied d’égalité et discutée par les pairs évaluateurs. Les demandes sont évaluées en fonction de leur valeur artistique (la qualité du projet proposé), de leurs répercussions (l’effet que le projet proposé aura) et de leur faisabilité (la probabilité que le projet proposé puisse être réalisé). De plus, chaque demande est évaluée en fonction d’une série de questions d’examen de l’évaluateur, qui sont disponibles à la fin des lignes directrices du programme de chaque subvention.
Après avoir discuté, les pairs évaluateurs sont invités à noter sur une échelle de 1 à 5 dans quelle mesure la demande répond à chacune des questions d’évaluation. Chaque demande est ensuite classée sur une liste en fonction de sa note moyenne, et c’est à ce moment-là que les pairs évaluateurs apprennent le budget total pour les demandes de subvention ou le montant qui peut être accordé par le comité.
Les demandes que les évaluateurs veulent financer et qui sont classées suffisamment haut sur la liste pour recevoir un financement sont accordées. Les demandes que les évaluateurs voudraient financer, mais qui ne sont pas assez élevées sur la liste pour recevoir un financement, sont refusées tout en reconnaissant sa valeur. Les demandes que les évaluateurs ne veulent pas financer sont refusées.
À la fin du dernier jour, les pairs évaluateurs, le consultant de programmes, le comptable principal et le directeur général du CAM approuvent et signent le rapport d’évaluation par des pairs qui est le document officiel annonçant les décisions définitives du comité sur le financement.
Le processus au complet prend habituellement 2 jours : 5 heures chaque jour avec une pause à chaque heure.
5. Le consultant de programmes distribue le résultat des subventions.
Les candidats qui reçoivent un courriel « Accordée » doivent remplir une entente de financement dans Manipogo et accepter les conditions, les modalités de paiement et les exigences en matière de rapports de leur subvention.
Les personnes qui reçoivent un courriel « Refusée » ou « Refusée tout en reconnaissant sa valeur » peuvent demander une rétroaction en communiquant avec le consultant de programmes et en fixant un rendez-vous par téléphone ou en personne.
Les demandes qui sont « refusées tout en reconnaissant sa valeur » sont passées en revue deux fois par année (en mars et en novembre). Lorsque le CAM reçoit des fonds de la part de candidats ayant déjà reçu une subvention et qui n’ont pas pu mener à bien leur projet, il réaffecte ces fonds aux candidats « refusés tout en reconnaissant sa valeur » les mieux notés au cours de cette période de subvention. Dans ce cas, le CAM en informe le candidat et lui donne des instructions supplémentaires sur l’acceptation de sa subvention.
Nous espérons que ce blogue vous a aidé à mieux comprendre le processus des subventions du CAM! Gardez en tête que tous les organismes subventionnaires sont différents et que les processus peuvent varier d’un organisme à l’autre.
Pour de l’aide à soumettre une demande de subvention, communiquez avec le service d’assistance du CAM.
