Cette FAQ a été préparéé pour les bénéficiaires de la subvention Soutien – Fonctionnement du Conseil des arts du Manitoba.

Comprendre l’objectif de CADAC

Qu’est-ce que CADAC?

CADAC (Canada Arts Data / Données sur les arts au Canada) est une application Web qui permet aux organismes artistiques d’entrer leurs données financières et statistiques. Ces données financières peuvent alors être consultées par les organismes de financement des arts (comme le Conseil des arts du Manitoba) pour rendre compte de la santé du secteur des arts et de l’impact des arts sur nos communautés.

Les organismes artistiques peuvent également accéder à leurs propres données historiques, exécuter des rapports sur leurs modifications au fil du temps et consulter des rapports permettant de comparer tous les organismes semblables qui se trouvent dans la base de données.

Pourquoi le CAM nous demande-t-il d’utiliser CADAC?

La majeure partie du financement du CAM est consacrée aux coûts de fonctionnement des organismes artistiques, qui représentent toutes les tailles et toutes les disciplines artistiques. Pour comprendre les résultats de notre financement, nous devons recueillir des renseignements auprès de ces différents organismes d’une façon uniformisée. CADAC fournit ces formulaires uniformisés aux organismes artistiques du Canada entier.

Lorsque vous fournissez vos données dans CADAC, le CAM peut alors constater comment votre organisme, et d’autres comme le vôtre, transforment les fonds de la subvention qu’il reçoit en résultats tangibles pour la province et le pays.

États financiers

Où puis-je téléverser les états financiers de mon organisme?

Au bas du formulaire financier; faites défiler jusqu’au bas.

Pourquoi CADAC demande-t-il des modifications à nos états financiers?

Plusieurs raisons pourraient expliquer pourquoi CADAC n’accepte pas vos états financiers :

Assurez-vous que les états financiers que vous essayez de soumettre traitent de l’ensemble de l’exercice financier de votre organisme.
Vérifiez que vous avez téléversé les états financiers du bon exercice, soit celui qui correspond au formulaire financier associé.
Assurez-vous que vos états financiers sont complets. Au minimum, les états financiers doivent comprendre ce qui suit :
- Un état des résultats (aussi appelé état des profits et des pertes), qui déclare tous vos revenus et toutes vos dépenses et qui indique si vous avez terminé l’exercice en affichant un profit ou une perte.
- Un bilan (aussi appelé état de la situation financière), qui indique :
  - tous vos éléments d’actif (la valeur de toutes les possessions de votre organisme, telles que les comptes bancaires, l’équipement et les biens);
  - vos éléments de passif (toutes les dettes de votre organisme, telles que les factures impayées, les prêts et les dettes de carte de crédit);
  - votre actif net (la valeur nette de votre organisme, qui peut être considérée comme votre excédent accumulé, vos bénéfices non répartis ou vos capitaux propres).
- Les signatures de deux membres du conseil d’administration de votre organisme pour indiquer qu’il s’agit des documents officiels de l’organisme.

Si vous éprouvez toujours des difficultés, veuillez communiquer avec le service d’assistance à la clientèle de CADAC.

CADAC affirme que les bailleurs de fonds doivent être énumérés dans nos états financiers. Qu’est-ce que cela signifie?

À titre de bénéficiaire d’une subvention, votre organisme tire une partie de ses revenus de bailleurs de fonds publics (tels que le Conseil des arts du Manitoba). Nous devons veiller à ce que les subventions que vous avez reçues soient enregistrées correctement. La prochaine fois qu’un comptable préparera vos états financiers, demandez-lui d’inclure une liste des montants des subventions que vous avez reçus de chaque bailleur de fonds.

Nos finances doivent-elles faire l’objet d’une vérification?

Cela dépend du montant qui vous a été accordé en vertu d’une subvention Soutien – Fonctionnement. Ce montant ne comprend pas les subventions que vous recevez dans le cadre d’autres programmes du CAM.

Si vous recevez plus de 100 000 $ au cours d’un exercice financier en vertu d’une subvention de Fonctionnement du CAM, vous devez fournir des états financiers vérifiés.
Si vous recevez entre 35 001 $ et 100 000 $ au cours d’un exercice financier en vertu d’une subvention de Fonctionnement du CAM, vous pouvez fournir un des documents suivants :
- une mission d’examen;
- des états financiers vérifiés.
Si vous recevez 35 000 $ ou moins au cours d’un exercice financier en vertu d’une subvention de Fonctionnement du CAM, vous pouvez fournir un des documents suivants :
- des états financiers préparés à l’interne;
- une mission d’examen;
- des états financiers vérifiés.

Formulaire financier de CADAC

Qu’est-ce que le formulaire financier de CADAC?

Le formulaire financier de CADAC présente une ventilation en catégories standard des renseignements qui figurent dans les états financiers de votre organisme; ces renseignements peuvent ensuite être extraits dans des rapports sur la santé financière et les impacts du secteur des arts. Les organismes artistiques du Canada se servent tous du même formulaire de CADAC.

Nous remettons déjà nos états financiers au CAM. Pourquoi devons-nous également remplir le formulaire financier de CADAC?

Les états financiers de tous les organismes sont différents. Pour bien comprendre la situation du secteur des arts dans l’ensemble de la province ou du pays, il faut adopter une façon normalisée de saisir les activités financières du secteur. Les formulaires de CADAC nous donnent cette présentation standard.

Puis-je travailler hors ligne et ensuite tout téléverser du même coup?

Oui! Vous pouvez télécharger une feuille de calcul Excel du formulaire financier à partir de votre compte CADAC, travailler hors ligne, puis téléverser le formulaire dans CADAC lorsque vous êtes prêt.

La feuille de calcul Excel comprendra plusieurs exercices financiers (passés, présents et futurs). Vous pouvez entrer les données de plus d’un exercice dans un seul fichier Excel.

Une fois que vous aurez téléversé le fichier Excel, CADAC ira chercher les renseignements et remplira automatiquement la version préliminaire du formulaire financier. Vous devrez ensuite soumettre le formulaire.

Si vous avez plusieurs formulaires préliminaires parce que vous avez travaillé sur plusieurs exercices financiers, soumettez les ébauches une à la fois, en ordre chronologique.

Reportez-vous aux pages 20 à 27 du guide d’utilisation de CADAC intitulé « Utiliser CADAC en tant qu’organisme artistique » pour obtenir des directives étape par étape.

Puis-je ajouter des explications dans les formulaires financiers?

Oui, certainement! Chaque ligne du formulaire a une icône d’enveloppe bleue sur laquelle vous pouvez cliquer pour ajouter des remarques. Reportez-vous à la page 62 du guide d’utilisation de CADAC intitulé « Utiliser CADAC en tant qu’organisme artistique » pour obtenir des directives étape par étape.

Que signifient les numéros de ligne dans le formulaire financier de CADAC?

Le formulaire financier comprend quatre grandes sections qui sont numérotées d’une manière spécifique :

4000 – Revenus
5000 – Dépenses
6000 à 6140 – Excédent ou (déficit)
6250 à 6345 – Bilan

Chaque section est ensuite divisée en sous-sections. Pour consulter une liste des sous-sections et leur signification, voir l’annexe 1.

Formulaire statistique de CADAC

Qu’est-ce que le formulaire statistique?

Le formulaire statistique est l’endroit où vous nous indiquez le nombre d’événements et d’activités que votre organisme a organisés, le nombre de personnes qui ont assisté ou participé à vos événements et activités, et le nombre d’artistes, de membres du personnel et de bénévoles que vous avez employés.

Pourquoi devons-nous remplir le formulaire statistique?

Lorsque vous entrez vos données statistiques, nous pouvons les combiner avec ceux d’autres organismes artistiques du Manitoba pour obtenir une vue d’ensemble des activités artistiques dans la province.

Les organismes de financement des arts doivent être en mesure d’indiquer comment votre organisme, et d’autres comme le vôtre, transforment les fonds des subventions qu’ils reçoivent en résultats tangibles pour la province et le pays.

Vos statistiques aident le CAM à œuvrer en vue d’obtenir un meilleur financement pour le secteur des arts.

Mise à jour ou correction des données dans CADAC

Pourquoi CADAC demande-t-il des mises à jour?

CADAC vous enverra un courriel en cas de questions concernant la conciliation financière de vos formulaires et de vos états financiers.

Vous devrez mettre à jour vos formulaires à la fin de chaque exercice financier lorsque vous avez de nouveaux états financiers. CADAC vous enverra un courriel si vous n’avez pas mis à jour vos formulaires dans les six mois suivant la fin de votre exercice financier.

Qu’est-ce que le processus de conciliation de CADAC?

Une fois que vous avez soumis un formulaire financier, l’équipe de CADAC vérifiera vos renseignements financiers pour s’assurer qu’ils correspondent à vos états financiers. Ainsi, nous saurons que les renseignements sont exacts et que les organismes de financement des arts peuvent les utiliser pour plaider en faveur d’un meilleur soutien pour le secteur des arts.

Est-ce que plus d’une personne peut travailler sur nos formulaires CADAC?

Oui! Vous pouvez créer plusieurs utilisateurs pour votre organisme.

Dans quelle colonne dois-je entrer nos renseignements?

Lorsque vous modifiez vos données financières ou statistiques dans CADAC, vous devez sélectionner et modifier un exercice financier à la fois.

Une fois que vous cliquez sur l’exercice que vous souhaitez modifier, vous verrez un formulaire divisé en trois colonnes :

Gauche : l’exercice précédent
Centre : l’exercice que vous avez choisi
Droite : l’exercice suivant

Dans ce type d’affichage, vous ne pourrez modifier que la colonne du centre.

Pour modifier les données d’un autre exercice, vous devrez revenir en arrière et sélectionner l’exercice en question.

Si vous modifiez le formulaire pour le tout premier exercice financier disponible, vous verrez deux colonnes :

Gauche : l’exercice que vous avez choisi
Droite : l’exercice suivant

Vous devez alors modifier la colonne de gauche.

Pourquoi le « statut » de notre formulaire change-t-il continuellement? Que signifient ces statuts?

Le statut de vos formulaires change au fur et à mesure que vos formulaires font l’objet d’un rapprochement. Les différents statuts sont les suivants :

Nouveau : Vous n’avez pas encore commencé à travailler sur le formulaire.
Ébauche : Vous avez entré des renseignements et les avez sauvegardés, mais vous n’avez pas encore soumis le formulaire à CADAC à des fins d’examen.
Soumis : Le formulaire a été soumis à CADAC à des fins d’examen.
Soumis + Ébauche : Vous avez mis à jour et sauvegardé les modifications apportées à un formulaire que vous aviez déjà soumis. Les renseignements mis à jour n’ont pas encore été soumis à des fins d’examen.
À l’étude : CADAC a commencé son examen du formulaire financier. Dans cette situation, le formulaire ne peut pas être modifié par un organisme artistique.
À réviser : Vous devez apporter des modifications à votre formulaire. CADAC ou le CAM vous a envoyé des directives que vous pouvez consulter dans le formulaire.
À réviser + Ébauche : Vous avez commencé les révisions et sauvegardé le formulaire, mais vous ne l’avez pas soumis de nouveau à CADAC.
Re‐soumis : Vous avez révisé et répondu à tous les commentaires qu’on vous a fournis et avez de nouveau soumis votre formulaire à des fins d’examen.
Verrouillé : CADAC a approuvé le formulaire financier et il est maintenant verrouillé. Aucune autre modification ne peut être apportée au formulaire.

Terminologie financière

Je ne me sens pas à l’aise avec le langage de la comptabilité. Y a-t-il une façon plus simple de comprendre CADAC?

Si vous comprenez le budget annuel de votre organisme, vous pourrez remplir le formulaire financier de CADAC.

Si vous comprenez le type d’activités que votre organisme entreprend au cours d’un exercice financier, vous pourrez remplir le formulaire statistique de CADAC.

Pour bien remplir le formulaire financier de CADAC, il faut d’abord faire correspondre les renseignements dans les états financiers de votre organisme aux grandes catégories du formulaire de CADAC et ensuite décider à quelles sous-sections vos renseignements appartiennent. Reportez-vous à l’annexe 1 pour obtenir de plus amples renseignements sur les catégories.

Quelle est la différence entre le formulaire financier et les états financiers?

« États financiers » est un terme comptable ainsi que la dénomination sociale des registres de fin d’exercice officiels qui indiquent les activités financières de votre organisme.

Le formulaire financier de CADAC présente une ventilation en catégories standard des renseignements qui figurent dans les états financiers de votre organisme; ces renseignements peuvent ensuite être extraits dans des rapports sur la santé financière et les impacts du secteur des arts. Les organismes artistiques du Canada se servent tous du même formulaire de CADAC.

Quelle est la différence entre une vérification, une mission d’examen et des états financiers préparés à l’interne?

Les états financiers audités sont établis par un expert-comptable. Le comptable examine et vérifie l’intégralité de vos documents financiers et votre respect des politiques en matière de gestion financière.

Les mission d’examen des états financiers sont établis par un expert-comptable. Le comptable rassemble également vos documents financiers de l’exercice dans des états financiers.

Les états financiers préparés à l’interne sont établis par un commis comptable, un trésorier ou autre personne qualifiée au sein de votre organisme. Le comptable rassemble vos documents financiers de l’exercice dans des états financiers.

Annexe 1 : Structure du formulaire financier de CADAC

Le formulaire financier se compose de quatre grandes sections numérotées : 4000s – Revenus, 5000s – Dépenses, 6000s à 6140 – Excédent ou (déficit), et 6250 à 6345 – Bilan.

Numéro de ligne 4000s — Revenus : Chaque type de revenu gagné par votre organisme sera entré dans cette section. Conseil pratique : Le total de vos revenus à la ligne 4700 devrait correspondre au total de vos revenus indiqué dans l’état des résultats dans vos états financiers.

4100s — Revenus gagné : Tout ce que vous avez vendu ou facturé aux clients, comme la vente de billets, la marchandise, les frais d’atelier, les cotisations, les frais de location, etc.
4200s — Revenus nets des placements : Intérêts bancaires gagnés, intérêts de placement, etc.
4300s — Revenus du secteur privé : Tous les dons, dons en nature, fonds de levées de fonds et subventions reçus de fondations.
4400s & 4500s — Revenus du secteur public : Toutes les subventions gouvernementales. Cette section est divisée en subventions fédérales, provinciales et municipales, puis subdivisée en bailleurs de fonds et en types de subventions spécifiques.
4600s — Autre revenus : Revenus provenant d’un organisme parent ou d’un organisme de stabilisation.

Numéro de ligne 5000s — Dépenses : Chaque type de dépense engagée par votre organisme sera entré dans cette section. Conseil pratique : Le total de vos dépenses à la ligne 5600 devrait correspondre au total de vos dépenses indiqué dans l’état des résultats dans vos états financiers.

5100s — Dépenses artistiques : Cette section comprend presque tous les coûts liés à votre programmation, y compris les expositions, les productions, les ateliers, les festivals, les honoraires des artistes, les salaires versés aux artistes, etc.
5200s — Dépenses d’exploitation des lieux : Il s’agit des coûts d’exploitation de votre espace d’événements, s’il y a lieu.
5300s — Dépenses de marketing et communications : Toutes les dépenses en matière de marketing, de publicité et de promotion.
5400s — Dépenses de collecte de fonds : Coûts liés aux levées de fonds organisées pour votre organisme.
5500s — Dépenses d’administration : Coûts liés à l’administration de votre organisme, y compris le personnel administratif, les frais comptables, les frais de loyer des bureaux et les frais de bureau.

Numéro de ligne 6000 6000 à 6140 — Excédent ou (déficit) de l’exercice : Plusieurs lignes de cette section sont automatiquement additionnées à partir des sections ci-dessus. Cette section indique votre total des profits ou des pertes pour l’exercice. Conseil pratique : Le montant indiqué à la ligne 6140 devrait correspondre au résultat net dans vos états financiers.

6215s — Excédent ou (déficit) accumulé : Calcule votre excédent accumulé au cours des exercices précédents. Conseil pratique : Ce montant doit correspondre à vos capitaux propres et à votre actif net dans vos états financiers.

Numéro de ligne 6250 à 6345 — Bilan : Entrez tous les postes énumérés dans le bilan (aussi appelé état de la situation financière) des états financiers de votre organisme.

6255 à 6275 — Actif : L’actif représente toutes les possessions de votre organisme, telles que les sommes bancaires, la valeur de l’équipement, les bâtiments, les terrains et les stocks.
6285 à 6300 — Passif : Le passif représente toutes les dettes de votre organisme, telles que les prêts, les factures impayées et toutes les espèces ou subventions qui sont reportées au prochain exercice.
6305 à 6340 — Actif net : Il s’agit de la valeur nette de l’organisme dans son ensemble. C’est ce qui reste de l’actif lorsque vous soustrayez le passif. Certains considèrent ces éléments d’actif net comme leur excédent accumulé. Entrez tous les montants de votre actif net qui sont réservés à des cas particuliers à la ligne 6320 Fonds désignés à l’interne. Ou bien, entrez-les à la ligne 6310, Actif net non affecté.

Annexe 2 : Structure du formulaire statistique de CADAC

Le formulaire statistique comprend huit sections :

Numéro de ligne 1000 — Activité publique : Cette section résume l’entièreté des représentations, des expositions, des visionnements de films, de vidéos ou de médias et des activités artistiques communautaires de l’organisme artistique. (Ne pas inclure les ateliers; ceux-ci doivent être consignés à la section 2000).

Représentations publiques et lectures données par des auteurs : Entrez le nombre de représentations et de lectures que vous avez produites, coproduites ou présentées. Indiquez le nombre d’œuvres qui ont été réalisées.
Expositions : Entrez le nombre d’expositions que vous avez organisées, préparées, coproduites ou empruntées. Indiquez le nombre d’artistes qui ont exposé leurs œuvres.
Projections de films et de vidéos : Entrez le nombre de films et de vidéos que vous avez présentés ou coprésentés au public.
Projets d’arts communautaires : Entrez le nombre de films et de vidéos que vous avez présentés ou coprésentés au public.

Numéro de ligne 1500 — Fréquentation et participation du public : Cette section traite des différentes façons dont le public participe aux activités d’un organisme artistique et des participations aux activités publiques enregistrées ci-dessus. (Ne pas inclure les ateliers; ceux-ci doivent être consignés à la section 2000).

Représentations publiques et lectures produites : Entrez la participation aux représentations et aux lectures que vous avez produites ou présentées.
Expositions : Entrez la participation aux expositions que vous avez organisées ou préparées.
Projections de films et de vidéos : Entrez la participation aux visionnements que vous avez présentés au public.
Projets d’arts communautaires : Entrez le nombre de participants de la communauté qui ont assisté aux projets artistiques communautaires que vous avez présentés au public.
Abonnés et vente de billets : Entrez le nombre de billets que vous avez vendus.

Numéro de ligne 1730 — Données numériques : Cette section résume toutes les activités réalisées par le biais de plateformes numériques.

Numéro de ligne 1800 — Nouvelles œuvres : Entrez le nombre de nouvelles œuvres créées par des artistes canadiens ou commandées par des artistes canadiens que votre organisme a présentées ou exposées.

Numéro de ligne 1900 — Organismes de services aux arts et à la culture : Cette section est réservée aux organismes de services dans le domaine des arts. Entrez le nombre d’activités de perfectionnement professionnel que vous avez créées ou organisées pour vos membres.

Numéro de ligne 2000 — Activités ou programmes d’éducation artistique et d’apprentissage des arts : Entrez les activités de participation du public (telles que les conférences d’artistes), les ateliers et les cours pour adultes, enfants et jeunes. Indiquez le nombre d’artistes qui y ont participé.

Numéro de ligne 2170 — Autre : Cette section traite des centres d’artistes gérés par un organisme artistique et de ses artistes en résidence.

Numéro de ligne 2300 — Artistes, employés et bénévoles : Entrez le nombre d’artistes qui ont été rémunérés et le nombre d’employés et de bénévoles qui ont participé aux activités de l’organisme artistique.

Foire aux questions relative à CADAC

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