Les étapes du cycle de vie d’une subvention au Conseil des arts du Manitoba
Par Diana Sefa
Si vous êtes un artiste ou un membre d’un organisme artistique, il est fort probable que vous ayez travaillé avec diligence à préparer une demande de subvention et pris soin de vérifier que toutes les exigences liées aux lignes directrices ont été respectées. Vous avez soumis votre demande de subvention avant l’échéance du programme. Donc, que se passe-t-il entre la soumission d’une demande et le moment où vous apprenez si votre demande est approuvée ou refusée ?
Voici les étapes du cycle de vie d’une subvention* au Conseil des arts du Manitoba :
1) La demande de subvention arrive à nos bureaux en main propre, par la poste, par courrier ou dans notre boîte de dépôt (que nous vérifions quotidiennement) et elle est enregistrée et une date y est apposée à l’aide d’un timbre dateur à la réception.
Les demandes de subvention reçues par la poste après l’échéance sont acceptées pourvu qu’elles aient été postées avant la date d’échéance du programme. Si la date d’échéance du programme tombe la fin de semaine ou lors d’un jour férié, il est possible de soumettre la demande de subvention jusqu’à la date du prochain jour ouvrable.
2) Les demandes de subvention enregistrées sont distribuées à l’adjoint du programme correspondant, qui a été chargé de former un jury pour le programme spécifique de chaque demande de subvention.
L’adjoint du programme enregistre et numérise la demande de subvention et joint le fichier PDF dans le système de gestion en ligne. Une fois l’enregistrement terminé, les adjoints de programme avisent tous les candidats par courriel pour confirmer la réception de leur demande de subvention.
3) Le consultant de programmes approprié passe en revue la demande de subvention pour en vérifier l’admissibilité. Le sort de la demande est établi à cette étape : elle sera jugée « admissible », « inadmissible » ou, à la demande du candidat, « retirée ».
Si la demande est jugée « inadmissible », le consultant avise le candidat par courriel. Pour plus d’information sur l’admissibilité, veuillez lire les lignes directrices générales, de même que les lignes directrices spécifiques du programme.
4) L’adjoint du programme joint toutes les demandes de subvention « admissibles » dans le système de gestion en ligne. Il procède aussi à l’examen du matériel d’appoint de toutes les demandes de subvention admissibles et copie tout le matériel d’appoint numérique, y compris les fichiers PDF des demandes numérisées dans une trousse pour le jury.
Le matériel d’appoint non numérisé est normalement présenté au jury le jour de la réunion (sauf dans le cas de plusieurs programmes pour lesquels le matériel d’appoint est envoyé par la poste aux pairs évaluateurs aux fins d’examen avant le jour de la réunion). La trousse pour le jury sera distribuée aux pairs évaluateurs bien avant la réunion du jury.
Entre-temps, le consultant de programmes prépare une longue liste comprenant le nom de ces pairs évaluateurs potentiels.
Les pairs évaluateurs potentiels sont choisis d’après plusieurs facteurs, notamment la discipline artistique et selon s’ils s’identifient à titre d’autochtone, de francophone, de membre d’une minorité visible ou de personne handicapée, afin de créer un jury diversifié, bien adapté pour évaluer le registre particulier de travail artistique lié aux demandes de subvention reçues dans le programme.
5) Le consultant transmet alors à l’adjoint du programme la longue liste de pairs évaluateurs potentiels, une fois qu’elle est compilée et approuvée par la direction.
L’adjoint au programme communique ensuite avec tous les pairs évaluateurs potentiels pour vérifier leur disponibilité ou leur volonté à participer au jury.
6) Une fois que l’adjoint a reçu un nombre suffisant de réponses positives de la part de pairs évaluateurs disponibles et intéressés, leur nom est inscrit sur la courte liste à partir de laquelle le consultant de programmes choisira les membres du jury final.
Après que la direction a choisi et approuvé les pairs évaluateurs finaux, l’adjoint du programme leur remet la trousse pour le jury.
7) Suit ensuite la réunion du jury, qui se tient normalement environ 12 semaines après la date d’échéance du dépôt des demandes de subvention. Le consultant de programmes anime la réunion durant laquelle les pairs évaluateurs examinent les demandes de subvention admissibles.
À la fin de la réunion, les pairs évaluateurs, le consultant, le directeur des finances et le président-directeur général approuvent et signent le rapport des pairs évaluateurs, soit le document officiel qui annonce les décisions finales prises par le jury.
8) Après la réunion, l’adjoint du programme joint le rapport final de l’évaluation par les pairs dans le système de gestion en ligne.
Les copies imprimées des documents pertinents sont classées aux fins d’archivage. Ensuite, le consultant envoie des courriels d’« approbation » et de « refus » à tous les candidats à la subvention. Dans ce courriel, on offrira aux candidats le choix de demander à ce que leur matériel d’appoint leur soit envoyé ou soit rendu disponible pour la collecte. Autrement, le matériel d’appoint sera détruit dans les trois mois qui suivent la réunion du jury.
9) Si vous recevez un courriel d’« approbation » : félicitations pour votre subvention !
Une entente de financement sera jointe au courriel d’« approbation ». Vous devez l’imprimer, la remplir, la signer et la retourner au CAM par la poste ou en personne afin d’obtenir vos fonds.
Si vous recevez un courriel de « refus », souvenez-vous que, dans bien des cas, un refus n’a rien à voir avec la qualité de votre demande de subvention. En cas de « refus », les candidats peuvent demander une rétroaction en communiquant avec le consultant de programmes. Les candidats devront réserver une période de temps afin de recevoir la rétroaction par téléphone ou en personne.
10) Les candidats retenus devront présenter un rapport final, avant l’échéance prévue, afin que leurs prochaines demandes de subvention soient jugées admissibles.
Le nom des candidats retenus et la somme de chaque subvention seront annoncés publiquement sur le site Web et dans le rapport annuel du CAM.
*Ces étapes s’appliquent à la majorité des subventions du CAM et ne reflètent pas nécessairement le processus d’autres organismes de financement.
