Par Stephanie George
Bonjour ! Je m’appelle Stephanie et je suis vraiment heureuse de m’être jointe au Conseil des arts du Manitoba à titre de stagiaire aux archives. J’espère que le mot « artchiviste » gagnera en popularité ! J’étais vraiment emballée lorsque cet emploi s’est manifesté, car il allie mes deux passions. Je possède une maîtrise en anglais de l’U de M ainsi qu’une autre en bibliothéconomie et sciences de l’information de l’University of Western Ontario. J’ai travaillé et fait du bénévolat dans ces deux domaines, notamment à la Millenium Library, au St. John’s College Library ainsi qu’au festival de poésie Envoi.
Je me souviens d’avoir pris connaissance du plan stratégique du CAM pour me préparer à mon entrevue et d’avoir été particulièrement encouragée par le passage suivant : « À mesure que le rythme du changement continue d’accélérer dans notre province, la valeur des arts s’accentue – ils constituent nos outils les plus anciens et les plus fiables pour imaginer notre réponse au changement et réaliser le prototypage de nouveaux modèles de résilience culturelle. » C’est exactement pour cela que j’ai étudié la littérature, et je me réjouis de travailler pour une organisation qui partage ces mêmes valeurs.
Le CAM est un fervent promoteur des arts depuis 50 ans et ce travail s’accompagne d’une grande quantité de documents. Mon premier jour au travail incluait une visite guidée des trois salles de dossiers dont j’assume la responsabilité. Au départ, j’ai passé beaucoup de temps à évaluer tout ce qui se trouvait dans ces salles et j’ai fait quelques découvertes intéressantes, la plus étrange d’entre elles étant une vieille paire de chaussures de tennis blanches des années 1980.
Puisque le Conseil des arts du Manitoba est un organisme autonome du gouvernement provincial, pratiquement chaque document que nous produisons est considéré comme document gouvernemental. Cela veut dire que tous ces documents doivent se conformer à un calendrier de délais de conservation approuvé par les Archives du Manitoba. Essentiellement, ces calendriers indiquent la durée de vie d’un groupe particulier de dossiers, combien de temps ils passeront dans nos bureaux avant d’être transférés au centre des documents gouvernementaux, et combien de temps ils y resteront avant d’être soit détruits, soit envoyés aux archives. Les archivistes provinciaux se sont avérés des plus obligeants et enthousiastes tout au long de ce processus de mise à jour de nos calendriers. En guise de remerciements, nous allons leur envoyer tous les documents que nous avons accumulés depuis 50 ans !
La plupart de nos documents actuels sont sous format numérique, mais les calendriers créés pour nos documents papier s’appliquent aussi à leurs équivalents numériques. Il nous faut immédiatement organiser nos ressources documentaires numériques afin que le personnel puisse avoir accès aux renseignements plus rapidement et aisément. Le moment ne saurait être mieux choisi pour terminer ce travail, puisque le CAM est en train de rationaliser la structure de son programme et de mettre sur pied un nouveau système de gestion des subventions. Je suis fière d’apporter ma petite contribution à ces changements et, jusqu’à présent, cette expérience s’avère des plus stimulantes. Le personnel m’a accueilli à bras ouverts, j’ai appris énormément à propos du volet de gestion des archives et des dossiers de ma profession, et je ne me suis infligé qu’une seule blessure avec du papier !
